Personale Administration

Crewing/Personale Administration

Oversigt

OMEGA er et meget fleksibelt, kraftfuldt og brugervenligt maritime personalesystem designet til at imødekomme de mest krævende krav fra rederier og shipping firmaer.

systemet er specielt designet til hyre- og besætningsafdelingen, der har ansvaret for besætningsplanlægning samt ALT hvad der følger med at bemande skibe.

OMEGA er et dansk produkt og er udviklet i samarbejde med mange rederier gennem mere end 25 år. Vi fortsætter med at udvikle softwaren for at få et af de bedste produkter på markedet.

 

Personale Administration

Crewing modulet indeholder alle nødvendige rutiner til styring af søfolk, og i OMEGA's store database findes alle tænkelige funktioner, så som:

 Basis data

 Dokumenter, pas, visa, søfartsbog mv.

 Personlige kurser og certifikater

 Hyrekontrakter

 Information om arbejdstøj

 Vaccinationer og sygdomsmodul

 Next of Kin info

 Kursus- og Certifikat Administration - herunder scannede beviser og dokumenter

 Sejltid

 Bedømmelser og Evalueringer

 Komplet Hyre Administrationsmodul

 

Planlægning af besætningsskift

Planlægningsmodulet giver mulighed for både korttidsplanlæg samt langtidsplanlægning. Herunder registrering af sødage, feriedage, kursusdage, rejsedage, fridage, sygedage mv.

Modulet bruger en grafisk illustration (Gant Chart), som giver brugeren mulighed for at anvende forskellige farver til forskellige opgaver.

Desuden indeholder systemet en avanceret søgerutine, der bruges til at finde de optimale besætningsmedlemmer til et planlagt besætningsskift. Elementer som gyldige certifikater, orlov, tilgængelighed, kontrol for overlappende tidsplaner er alle i kraft under søgningen.

Crew Change dokumenter, rejsebreve, rejseplaner,, garantibrev, invitationsbrev osv. kan alle udskrives til hvert besætningsmedlem eller sendes/mailes til hver person og / eller agentur.

 

Bestilling af flybilletter

OMEGA har funktionalitet til elektronisk anmodning til flere forskellige rejsebureauer. Dette gør det nemt at anmode om flybilletter og modtage den elektroniske billet (eTicket) direkte til OMEGA. OMEGA har indbyggede grænseflader til flere rejsebureauer. Se mere under Add-on modulerne.

 

Mønstringshistorik & Sejltid

OMEGA har en detaljeret besætningshistorik, hvor hver opgave registreres og opbevares. Alle slags opgaver kan indtastes f.eks. ombordperiode, hjemmetid, kurser, sygdom og rejser.

Derudover kan al tidligere ombordtid registreres i systemet inklusive information om fartøjstyper og position. Ved beregning af sejltidserfaring, bruger OMEGA både mønstringshistorikken og tidligere sejltid.

Dette giver også mulighed for at printe alle historiske data.

 

Kursus- og Certifikatadministration

Dette modul giver mulighed for at håndtere alle beviser, kurser og certifikater for en person. Herunder indscanning af dokumenter.

Det har flere rapporter, inkl. kursusbreve, kursusliste, liste over udløbsdokumenter osv. Det inkluderer også automatisk overvågning og advarsler til brugeren, når en udløbsdato nærmer sig eller er forsinket.

 

Kursusplanlægning

Kursusplanlægningsmodulet tilbyder rutiner til planlægning af kurser for besætningsmedlemmerne. Kursusbreve kan udskrives, og når et kursus godkendes, opdateres hvert besætningsmedlems besætningshistorie og kursushistorik automatisk. Indbyggede forespørgsler gør det nemt at finde besætningsmedlemmer derhjemme og tilgængelige for et bestemt kursus i fremtiden. På den måde bliver kursusplanlægningen mere effektiv.

 

Advarsler og alarmer

Når et kursus eller certifikats udløbsdato nærmer sig, advares brugeren på skærmen. På denne måde kan man sikre og forny certifikaterne i tide. Advarslen kan også sendes direkte til besætningsmedlemmet, så han / hun kan handle øjeblikkeligt.

 OMEGA har mange rapporter til kurses- og certifikatermodulet. F.eks. Udløbsrapporten har mulighed for at udskrive, hvilke kurser og certifikater der skal fornyes inden for en given periode i fremtiden. En anden rapport udskriver alle dokumenter og certifikater, der mangler for hvert besætningsmedlem i henhold til certifikatskabelonen.

 

Certifikat Matrix

I certifikatskabelonen er det muligt at registrere alle obligatoriske certifikater og kurser, der kræves af rederiet. Alle skabeloner er defineret for hvert skib og for hver stilling og det gør det muligt for OMEGA at overvåge og advare, når dokumenter mangler eller er ved at udløbe. Gyldighedsperioden og advarselsperioden kan indstilles individuelt for hvert certifikat. Allerede når man planlægger et besætningsmedlem til en ny position, udføres der kontrol mod certifikatskabelonen, og der gives en advarsel, hvis han / hun ikke overholder kravene.

 

Electronisk Dokument Håndtering (E-DOC)

E-DOC er et modul, der gør det muligt at opbevare dokumenter, scannede certifikater, digitale billeder og andre eksterne filer. Formålet er at være i stand til at gennemse alle scannede dokumenter hurtigt og nemt. De elektroniske dokumenter kan let ses, udskrives eller mailes til skibet eller en agent af OMEGAs indbyggede e-mail-klientprogram.

Scannede dokumenter modtaget via e-mail og / eller scanner kan automatisk gemmes i hvert besætningsmedlems E-DOC-mappe. Hvis rederiet har en agent tilknyttet, kan denne få adgang til OMEGA via Internettet, f.eks. ved hjælp af RDP, Citrix eller lignende. Gennem denne forbindelse har agenten muligheden for at uploade scannede dokumenter direkte til besætningsmedlemmets E-DOC-mappe eller sende dem via e-mail til vores specielle auto-doc-import-funktion.

 

Bedømmelsesmodul

I OMEGA's bedømmelsesmodul er det muligt at styre evalueringer, scoreoptagelse, forfremmelsesindikatorer og vurderingsinterviews for hver medarbejder. Vurderingsformularerne kan udfyldes på 3 forskellige måder:

1. Indtastet af kaptajnen ombord på skibet og efterfølgende overført til kontoret

    fra SEAMANAGER til

    OMEGA

2. Indtastet direkte på kontoret i OMEGA

3. Indtastet fra vores Senior Officer Evaluerings System

 

Rapporter

Alle rapporter kan udskrives og defineres i OMEGAs indbyggede slutbruger rapportgenerator, som giver både mulighed for at ændre eksisterende rapporter samt oprette nye rapporter.

Alle rapporter udskrives og defineres i OMEGA's indbyggede rapportgenerator. Dette giver slutbrugeren mulighed for at ændre eksisterende rapporter samt at oprette nye egne rapporter og statistikker. Eksempelvis kan følgende nævnes:

  Crew Card med bio data

  Besætningslister

  Adresse- og Telefonliste

  Liste over medarbjedere

  Mønstringsrapport samt liste over sejltid

  Fødselsdags- og Jubilæumslister

  Udløbslister

  Vaccinationlister

  Officers "Who-is-Where" rapport

  Officers Matrix (OCIMF / Q88)

  Retention Rate Report (INTERTANKO)

  Planlægningsoversigter

  Kursus- og Certifikat lister

  Kursusplanlægning

  IMO Crew Lister

  Rejseliste

  Grafiske Planlægningsoversigt

  Skibs havneanløbsliste

  Liste over sam-sejlingstid

  Senior Officer Liste

  Next of Kin rapport